PRIVACY POLICY – ADESIONE ASSOCIAZIONE ASSO DPO

2. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO, BASE GIURIDICA, PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI E NATURA DEL CONFERIMENTO

Finalità A)
Diffusione – previo consenso - di dati identificativi, attraverso la pubblicazione degli stessi nel “Registro soci” (applicabile solo alle categorie di “Soci Educational”, come definiti all’interno dello Statuto).

• BASE GIURIDICA: la base giuridica varia in funzione del tipo di socio: il consenso (art. 6 par. 1 lett. a) GDPR) viene richiesto solo laddove tipologie di soci diversi dai “Soci Effettivi”, quali i “Soci Educational”, desiderassero comparire nell’elenco (“Registro Soci”).
• PERIODO CONSERVAZIONE DATI: l’interessato è sempre libero di revocare il consenso prestato.
• NATURA DEL CONFERIMENTO: il conferimento dei dati è facoltativo. Il mancato conferimento dei dati per tale finalità non comprometterà l’adesione all’Associazione.

Finalità B)
Diffusione di ulteriori informazioni personali nel “Registro soci”: tutte le categorie di soci, al momento dell’iscrizione, potranno anche liberamente scegliere se conferire, dietro consenso, ulteriori informazioni identificative da inserire in tale elenco (quali, ad es., nome, cognome e la provincia di residenza).
Qualora gli interessati non dovessero acconsentire a tale trattamento, all’interno del “Registro soci” verrà riportato l’identificativo con il “numero tessera” correlato a dati personali pseudonimizzati (al posto di nome e cognome completo verranno riportate solo le iniziali seguite da un asterisco).

• BASE GIURIDICA: consenso (art. 6 par. 1 lett. a) GDPR): l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali.
• PERIODO CONSERVAZIONE DATI: l’interessato è sempre libero di revocare il consenso prestato.
• NATURA DEL CONFERIMENTO: il conferimento dei dati è facoltativo. Il mancato conferimento dei dati per tale finalità non comprometterà l’adesione all’Associazione.

Finalità C)
Diffusione dei dati personali, inclusa l’immagine (foto/video/audio), per attività promozionali e divulgative volte a pubblicizzare l’attività, i servizi della Associazione. I dati personali potranno essere raccolti in occasione di eventi organizzati da ASSO DPO (es. congressi, seminari, formazione, etc.), anche in modalità webinar o a distanza tramite la registrazione dell’evento. La diffusione avverrà attraverso la pubblicazione di dati personali (incluse le immagini) attraverso diversi strumenti e canali di comunicazione quali magazine, brochure, presentazioni, siti internet, social networks.

• BASE GIURIDICA: consenso (art. 6 par. 1 lett. a) GDPR): l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali.
• PERIODO CONSERVAZIONE DATI: l’eventuale utilizzo di materiale divulgativo cartaceo avverrà fino ad esaurimento delle scorte del materiale prodotto. Alla successiva produzione di materiale divulgativo i dati personali e la sua immagine non verranno più riprodotti. L’interessato è sempre libero di revocare il consenso prestato.
• NATURA DEL CONFERIMENTO: il conferimento dei dati è facoltativo. Il mancato conferimento dei dati per tale finalità non comprometterà l’adesione all’Associazione.

Finalità D)
Cessione dei dati a terzi (partners e sponsor del Titolare) per finalità di marketing, ossia per ricevere materiale promozionale e comunicazioni commerciali/informative da parte dei soggetti terzi, i quali operano, ad esempio, nei seguenti settori merceologici: compagnie di assicurazione per polizze di responsabilità professionale del Data Protection Officer, enti di certificazione, società di consulenza e formazione, università, software house e, in generale, terzi convenzionati ad ASSO DPO. L’elenco dei predetti terzi e delle convenzioni attive è disponibile al seguente link: https://www.assodpo.it/convenzioni/

• BASE GIURIDICA: consenso (art. 6 par. 1 lett. a) GDPR), l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali.
• PERIODO CONSERVAZIONE DATI: l’interessato è sempre libero di revocare il consenso prestato.
• NATURA DEL CONFERIMENTO: il conferimento dei dati è facoltativo. Il mancato conferimento dei dati per tale finalità non comprometterà l’adesione all’Associazione.

Finalità E)
Registrazione per l’iscrizione all’Associazione Data Protection Officer e perseguimento di tutte le finalità correlate all’adesione e al raggiungimento degli scopi dell’Associazione, fra cui, in particolare:
- l’organizzazione di riunioni e di momenti di confronto, anche mediante strumenti online, al fine di favorire “il confronto e lo scambio di informazioni fra i soci” (v. art. 4 par. 1 lett. a) dello Statuto), anche per “sviluppare soluzioni condivise ai problemi applicativi posti dalla normativa in materia di privacy” (v. art. 4 par. 1 lett. d) dello Statuto);
- l’organizzazione di “attività culturali, conferenze, seminari, dibattiti, assemblee, incontri, corsi di formazione, qualificazione e specializzazione, borse di studio, attività varie nel settore culturale e ricreativo, attinenti allo scopo sociale” (v. art. 4 par. 1 lett. g) dello Statuto);
- l’organizzazione di sessioni d’esame per la certificazione della figura del DPO (v. art. 4 par. 1 lett. i) dello Statuto).

• BASE GIURIDICA: la base giuridica è costituita dall’adempimento di obblighi contrattuali (art. 6, par. 1 lett. b) GDPR).
• PERIODO CONSERVAZIONE DATI: durata dell’iscrizione e, dopo la cessazione del rapporto, 10 anni.
• NATURA DEL CONFERIMENTO: il conferimento dei dati è necessario per l’adesione all’Associazione. Il mancato conferimento dei dati contrassegnati con il simbolo* o dicitura (richiesto), comporterà l’impossibilità di iscriversi. Il conferimento dei dati senza * è facoltativo e non precluderà il completamento della registrazione.

Finalità F)
Rilascio degli attestati professionali su richiesta degli Associati e previa verifica della presenza di tutti i requisiti necessari previsti per legge.

• BASE GIURIDICA: la base giuridica è costituita da un obbligo di legge (art. 6, par. 1 lett. c) GDPR e LEGGE 14 gennaio 2013, n. 4, art. 7) c. 1, il quale prevede che “Al fine di tutelare i consumatori e di garantire la trasparenza del mercato dei servizi professionali, le associazioni professionali possono rilasciare ai propri iscritti, previe le necessarie verifiche, sotto la responsabilità del proprio rappresentante legale, un'attestazione […]”.
• PERIODO CONSERVAZIONE DATI: durata dell’iscrizione e, dopo la cessazione del rapporto, 10 anni.
• NATURA DEL CONFERIMENTO: il conferimento dei dati richiesti mediante l’apposito modulo è obbligatorio per consentire all’Associazione di effettuare le verifiche previste per legge ed emettere l’attestato. In caso di mancato conferimento l’Associazione non potrà emettere l’attestato richiesto.

Finalità G)
Diffusione di dati identificativi attraverso la pubblicazione del “Registro soci”.

• BASE GIURIDICA: la base giuridica è costituita da un obbligo di legge (art. 6, par. 1 lett. c) GDPR e LEGGE 14 gennaio 2013, n. 4, art. 4 c. 1 e art. 5 c. 2 lett. b)) che impone all’Associazione di allestire e pubblicare l’elenco degli iscritti “Soci Effettivi – Persone Fisiche” aggiornato annualmente (il “Registro Soci”).
• PERIODO CONSERVAZIONE DATI: durata dell’iscrizione.
• NATURA DEL CONFERIMENTO: il conferimento dei dati è obbligatorio per l’adesione all’Associazione.

Finalità H)
Servizio di newsletter. L’associazione, nel perseguire gli scopi fondamentali previsti dallo Statuto, fra cui “promuovere la ricerca e la diffusione delle conoscenze”; “promuovere la valorizzazione del ruolo del DPO e favorirne la crescita professionale”, offre un servizio di newsletter. Tale attività viene condotta tramite le coordinate di posta elettronica fornite direttamente dall'interessato nella fase di iscrizione all’associazione. L’interessato riceverà, tramite questo canale, comunicazioni istituzionali, notizie sull’associazione e, più in generale, avvisi, riguardo, ad esempio, ad eventi quali il Congresso, nuovi webinar, nuovi articoli pubblicati sul sito e sui canali ufficiali della Associazione.
Il Titolare per confrontare ed eventualmente migliorare i risultati delle comunicazioni, utilizza sistemi per invio di newsletter con report. Grazie ai report il Titolare potrà conoscere, a titolo esemplificativo: il numero dei lettori, delle aperture, dei “cliccatori” unici e dei clic; i dispositivi ed i sistemi operativi utilizzati per leggere la comunicazione; il dettaglio delle email inviate, recapitate e non. Tutti questi dati sono utilizzati allo scopo di confrontare, ed eventualmente migliorare, i risultati delle comunicazioni.

• BASE GIURIDICA: il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato che richiedono la protezione dei dati personali. L’interesse legittimo del titolare è quello di perseguire gli scopi istituzionali di informazione perseguiti dall’Associazione (art. 6 par. 1 lett. f) GDPR e considerando 47). Come previsto dal Parere 6/2014 del Gruppo di Lavoro Art. 29 – WP29 – sul concetto di interesse legittimo, il Titolare ha condotto un “LIA” (Legitimate Interests Assessment), bilanciando gli interessi delle parti e i diritti in gioco. L’interessato potrà opporsi al legittimo interesse del Titolare del trattamento sia all’atto della adesione alla Associazione, sia successivamente.
• PERIODO CONSERVAZIONE DATI: L’interessato si può opporre al trattamento in maniera agevole e gratuita (utilizzando i sistemi di cancellazione automatica previsti per le sole e-mail, ogni comunicazione conterrà il link per esercitare l’opt-out).
• NATURA DEL CONFERIMENTO: Il conferimento dei dati è facoltativo e in mancanza dello stesso, i dati dell’interessato non saranno trattati per il perseguimento di tale finalità. Il diniego del conferimento non pregiudicherà la fruibilità di altri servizi della Associazione.